Korte omschrijving
Het werken binnen het bestuurlijke centrum van de Gemeente Tubbergen spreekt u bijzonder aan en geeft u energie.
Het soepel begeleiden van bestuurlijke stukken door een gestroomlijnd proces, het beheren van complexe agenda's en het optimaal ondersteunen van bestuurders zijn taken waarin u uitblinkt. Geen enkele dag is gelijk, en juist deze dynamiek maakt uw werk zo boeiend. Plannen, organiseren en ontzorgen vallen u van nature toe en hierin bent u uitzonderlijk vaardig.
Functie omschrijving
Als secretaresse van zowel het college als de gemeentesecretaris vormt u een cruciale schakel. U waarborgt dat de dagelijkse operaties soepel en nauwgezet verlopen. Uw takenpakket omvat het beheren van agenda's, het coördineren van bijeenkomsten en het bewaken van afspraken en processen. Dankzij uw scherpe oog voor detail en uw begrip van bestuurlijke verhoudingen verloopt alles vlekkeloos en blijft niets onopgemerkt.
Bent u de proactieve en professionele collega die het bestuur volledig ontzorgt? Dan nodigen wij u van harte uit om kennis te maken. U zult waardevolle secretariële en administratieve ondersteuning bieden aan het college van Tubbergen en de gemeentesecretaris. U bent verantwoordelijk voor de planning en organisatie van de dynamische agenda's en het beheer van het zaaksysteem voor college-stukken. Tevens draagt u zorg voor de uitvoering van kabinetszaken.
Ontzorgen zit in uw DNA en u ziet het als uw taak om het bestuur optimaal te faciliteren in haar werkzaamheden. Hierover zoekt u uiteraard actief afstemming met de bestuurders en uw team. U bent vaardig in het stellen van verhelderende vragen om de aard en doelstellingen van vergaderverzoeken voor bestuurders helder te krijgen, en u organiseert de bijbehorende voorbereiding. U zorgt ervoor dat de juiste personen worden uitgenodigd en dat de benodigde informatie tijdig en volledig beschikbaar is.
Daarnaast verricht u diverse werkzaamheden ten behoeve van het secretariaat, in overleg en afstemming met uw directe collega's. Al uw werkzaamheden voert u uit met een professionele, discrete en gestructureerde aanpak. Hiermee straalt u kalmte en betrouwbaarheid uit.
Functie eisen
Om in aanmerking te komen voor deze functie, is het van essentieel belang dat u voldoet aan de volgende knock-outcriteria:
- U dient een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal MBO 4 niveau te bezitten.
- Ruime en aantoonbare werkervaring als directiesecretaresse of managementassistent is vereist.
- Gedegen ervaring binnen een politiek-bestuurlijke omgeving is een must.
Daarnaast verwachten wij dat u de volgende selectiecriteria kunt aantonen:
- U heeft aantoonbare vaardigheid met Microsoft Office-applicaties zoals Outlook, Word, Excel en PowerPoint. Wij verzoeken u dit expliciet te vermelden in uw curriculum vitae.
- Kennis van en ervaring met het werken met een zaaksysteem is vereist. Gelieve dit ook duidelijk in uw cv op te nemen.
- Er is minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring vereist in de rol van directiesecretaresse of managementassistent.
Verder hechten wij grote waarde aan de volgende competenties:
- Zelfstandigheid: Het vermogen om proactief en autonoom taken uit te voeren.
- Dienstverlenend: Een servicegerichte instelling met oog voor de behoeften van anderen.
- Zakelijkheid: Een professionele en resultaatgerichte aanpak.
- Discretie: Het zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie.
- Communicatief vaardig: Het helder en effectief kunnen overbrengen van informatie.
- Tactvol: Het benaderen van situaties met inlevingsvermogen en gepastheid.
- Professioneel: Het uitdragen van een integere en bekwame houding.
- Integer: Een onwrikbaar moreel kompas en eerlijkheid in handelen.
- Gestructureerd: Het werken met orde en overzicht, met aandacht voor detail.
- Politiek-bestuurlijke sensitiviteit: Het begrijpen en navigeren binnen de dynamiek van een politiek-bestuurlijke context.
Bedrijfsprofiel
U gaat aan de slag binnen Noaberkracht, de ambtelijke organisatie die de krachten bundelt van de gemeenten Dinkelland en Tubbergen.
Arbeidsvoorwaarden
Uw werkweek bedraagt 28 uur. Voor deze functie is het essentieel dat u op de vrijdag beschikbaar bent. Bij voorkeur bent u tevens beschikbaar op de maandag, dinsdag en donderdag.
De uit te voeren werkzaamheden vormen een integraal onderdeel van de reguliere bedrijfsvoering en zullen plaatsvinden binnen de huidige organisatiestructuur. U wordt een volwaardig lid van het team, participeert actief in interne overleggen en rapporteert dagelijks aan de verantwoordelijke manager.
De organisatie stelt de prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten vast. Gezien het belang van continuïteit, kennisborging en een nauwe samenwerking met interne stakeholders, betreft dit een structurele rol binnen het team. Een volledige integratie in de organisatie is hierbij vereist.