Korte omschrijving
Bent u die organisatorische alleskunner die het overzicht bewaart, proactief handelt en ervoor zorgt dat alles vlekkeloos verloopt? Haalt u er voldoening uit om managers te ontzorgen en gedijt u in een dynamische werkomgeving waar geen dag hetzelfde is? Dan nodigen wij u van harte uit om deze uitdaging aan te gaan!
U wordt gedreven door een passie voor organiseren en regelen. Met een scherp oog voor detail, een dienstverlenende instelling en het vermogen om diverse taken simultaan effectief te beheren, bent u de spil die alles soepel laat draaien. U bent in staat om zelfstandig te opereren, maar zoekt ook moeiteloos de samenwerking met collega's.
Uw vooruitziende blik stelt u in staat om behoeften te anticiperen en tijdig in te spelen op wat er nodig is. Vanwege de aard van de informatie en de onderwerpen waarmee u werkt, die niet voor algemene verspreiding bestemd zijn, gaat u hierin vanzelfsprekend met de grootst mogelijke zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid te werk.
Functie omschrijving
Als bestuurssecretaresse vervult u een cruciale rol binnen ons team van bestuurssecretariaat.
U biedt essentiële ondersteuning aan ons managementteam, dat uit negen managers bestaat, en fungeert als het centrale knooppunt waar alle informatie samenkomt. Met uw scherpe blik behoudt u het overzicht en zorgt u ervoor dat afspraken, overleggen en alle praktische zaken vlekkeloos verlopen.
U bent een proactieve professional die niet alleen taken uitvoert, maar ook anticipeert op toekomstige behoeften. Wanneer u ziet dat er actie ondernomen moet worden, neemt u het initiatief. Ondervindt u uitdagingen met de agendaplanning? Dan zoekt u naar passende oplossingen. En wanneer onverwachte zaken uw pad kruisen, schakelt u met gemak om de juiste prioriteiten te stellen.
Uw takenpakket omvat concreet:
- Het uitmuntend secretarieel ondersteunen van onze negen managers.
- Het zorgvuldig voorbereiden en afronden van het managementoverleg.
- Complex agendabeheer en het efficiënt plannen en coördineren van afspraken.
- Het organiseren van inspirerende teamontwikkeldagen en constructieve ontwikkelgesprekken voor het MT en de afdelingen.
- Het verzorgen van personele attenties conform onze attentieregeling.
- Het tijdig signaleren en organiseren van personeelsjubilea.
- Het accuraat bijhouden van het vakantierooster.
- Het flexibel afhandelen van diverse ad-hoczaken die zich gedurende de dag aandienen.
Deze werkzaamheden vormen een integraal onderdeel van onze reguliere bedrijfsvoering en vinden plaats binnen de bestaande organisatiestructuur. U maakt deel uit van het team, participeert actief in interne overleggen en ontvangt dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. De prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden helder vastgesteld door de organisatie. Gezien het belang van continuïteit, kennisborging en een nauwe samenwerking met interne stakeholders, betreft dit een structurele functie binnen het team die een volledige integratie in onze organisatie vereist.
Functie eisen
Vereisten en Eliminerende Criteria
Om in aanmerking te komen voor deze functie, is het essentieel dat u voldoet aan de onderstaande vereisten:
- Een afgeronde opleiding op minimaal MBO4-niveau in een relevante studierichting.
- Ten minste twee jaar aantoonbare werkervaring in secretariële of managementondersteunende rollen.
- Gedemonstreerde ervaring met het beheren van complexe agenda's.
Selectiecriteria
Uw sollicitatie zal verder worden beoordeeld op basis van de volgende selectiecriteria:
- Aantoonbare vaardigheid in het gebruik van Microsoft Outlook, Word en Excel. Gelieve deze ervaring duidelijk te vermelden in uw curriculum vitae.
- Praktische ervaring met Microsoft OneNote.
- Relevante werkervaring binnen secretariële of managementondersteunende functies.
Bedrijfsprofiel
Welkom bij Noaberkracht, het unieke samenwerkingsverband van de gemeenten Dinkelland en Tubbergen. Binnen onze organisatie treft u een warm en hecht team aan, waar samenwerking en dienstverlening de hoogste prioriteit genieten. Onze gezamenlijke missie is om onze inwoners op een snelle en gastvrije wijze te ondersteunen bij de belangrijke momenten in hun leven.